忘年会幹事も、経営者的な意思決定のトレーニングチャンス。

職場で、忘年会の幹事をやりました。
すごく気が重くて胃が痛かったんですけど、若手ですしそれも仕事ですからね。

今回、40人弱の忘年会の幹事をして思ったことや得た学び。
意思決定などなどについて。

全員が満足するような宴会は無い

まず何よりも、思ったのは、
全員がもつすべての要求を満たすような宴会をセッティングすることは不可能、
ということです。

具体的にどんな要求があるかというと

アルコール飲み放題で飲み物の種類も沢山がいい

○○が食べたい

会費は4000円くらいまでじゃないと嫌だ

余興に参加したくない

余興を一部メンバーを誘ってやりたい

などなど。

これらすべてに答えることは不可能。
だから、

実現不可能なもの

忘年会の目的（普段話さない人と話す機会を提供する）にそぐわないもの

については、勇気をもって切り捨てました。

その結果、一部会費が高いなどの文句は出ましたが、
一番の目的である、新たな交流を生むという部分については、
達成できたかなと思います。

幹事が宴会を盛り上げる方法には2つある

私自身は、マイクを持ってバリバリ声をあげて、
宴会を盛り上げることは、得意ではありません。

なので、
幹事が盛り上げる、という方法ではなく、
幹事が目をつけた盛り上げてくれそうな人に積極的に盛り上げ仕事をふる、
というアプローチでいきました。

乾杯の挨拶が上手な人に挨拶を任せ、
酔っぱらうと面白くなる人に最後の挨拶を任せ、
余興では歌が上手な人に歌ってもらいました。

参加者の反応は結構よく、この作戦はうまくいったなと思います。

とても喜んでくれる一部の人、そこそこ喜ぶ大勢、楽しくない一部の人、という構造で良い

忘年会が終わったあと、ものすごく喜んでくれた先輩が何人かいて、
翌日にねぎらいのメールをもらったりしました。
幹事として、こういう人が1人でもいてくれることは、
とても嬉しいことです。
そいて、大勢の人はそこそこ楽しかったようで、
笑顔で帰っていきました。
一部のほんの数人は、途中で帰ったようです。気づかないうちに。
でも、楽しかった人と楽しくなかった人の割合としては、
それくらいで良いんじゃないかなと、思います。
アーリーアダプターが喜んでくれたらいいよ。笑

幹事として仕切る立場と、お金を事務的に集める人を分けたことによるメリット

今回、40人弱の規模の忘年会で、
私が独力で全員からお金を集めることは厳しいと判断して、
周りの方に、集金担当やお店へのお支払い担当を頼んで、やってもらいました。
これが、ただ負担が減っただけではなく、想像以上に良い効果がありました。

一部の人が、会費を値切ろうとした話が、私の耳に伝言で入ってきました。
途中で帰るのに、全額払わないといけないの？
とか
あの人が参加されるから、最初だけちょこっと顔を出したい、それはタダでいいよね？
とか。

でも、結局、幹事の私までそれを直接言ってくる人はおらず、
お金を集める担当の人は、淡々と事務的にお金を回収してくれました。
お金の回収をお願いしたときに、期限日にまとめて渡してくれとお願いしたので、
その方は当然、期限日を守ろとしてくれますよね。
結局、何の問題もなく、全員分の会費が集まりました。

お金をとりまとめてくれる人を用意して、
期限日に絶対に幹事へ渡すようお願いをすると、
うまく集金できる。この手法は覚えておいて損は無いですね。笑

これが伝統になったらどうするんや？

この意見、びっくりだけど、たしかにとも思う。
この40人規模の忘年会は、ずーっと開催されてこなかったので、
今回、はじめての取り組みでした。
忘年会の前日に、とある年配の人に
「これが伝統になったらどうするんや？」
と言われました。
なるほど、前例の無い事をやることで、ウケた場合、
また来年もやらなあかんぞ、めんどくさいやんけ、という意味ですよね。
忘年会が大成功する事が前提なのは喜んでいいのかもしれませんが、
まあそうなってしまったら、なってしまった時かな・・・以上のことは
考えられません。
伝統にするのもよし、来年になって「今年は別にやりませーん」でもいいじゃん。