相手の時間を奪わない、アポ取りメールの例文

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（京都の植物園で撮った桜です。）

先日、仕事でこんなメールをもらいました。

先方A
「こんにちは。ランディーニさん。今月末のX日に、
そちらの近くへ伺うのですが、よければお打ち合わせどうでしょうか？」

私
（ふむ・・・お打ち合わせって、一体なんの？）

私
「こんにちは、おひさしぶりです。あいにく、その日は
遠方に出張の可能性が高いのですが、調整してみましょうか。
お打ち合わせの内容は、どのような内容になりますでしょうか？」

先方A
「ちょうどそちら付近へお伺いするので、
ご挨拶と情報交換をと思いまして。」

私
（・・・遠方への出張を調整しないと時間が確保できないのに、
打合せの内容がご挨拶と情報交換だけ？）

もう、返事は送りませんでした。

このような、
「そろそろ情報交換いかがでしょうか？」
というような依頼って、多いんです。

たしかに、有益な情報交換もありますので、
一概に情報交換の機会を捨てるわけではないのですが、
出来る事なら、打合せ前に、
その目的・意義・目次などを伝えてほしいです。

では、こちらが先方にアポを取りたい場合には、
どのような内容のメールを送ればよいか？
盛り込む情報は、下記です。

１）アポをとりたい、こちらの目的
２）会う場所、もしくは手段（Webミーティングのシステムなど）
３）3つくらいの日時候補
４）所用時間
５）先方が得るであろう利益（あれば）

１）アポをとりたい、こちらの目的
まず、何よりもこれが重要ではないでそうか。
なぜ、私はあなたに会いたいのか？
あたなの時間を奪ってでも、
私がしたいことは何なのか？
これを述べましょう。

２）会う場所、もしくは手段（Webミーティングのシステムなど）
こちらが会いに行く方が当然良いと思いますが、
遠方すぎる場合などは、
Webミーティングでも良いでしょう。

３）3つくらいの日時候補
こちらからお願いしているわけなので、
さきにこちらが日時候補を提示し、
先方に選んでいただくのが良いと思います。

４）所用時間
1時間程度なのか、2時間かかってしまうのかなど、
だいたいの所要時間も伝えましょう。

５）先方が得るであろう利益（あれば）
この打合せの結果、
相手が得られるメリット、例えば、
最新の情報や、相手が以前から要求していたデータなど、
あれば示すのが良いと思います。

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XX様

お世話になっております。
ランディーニです。

先日少しお話しましたXXの件で、
より企画に落とし込んでいくための、
打合せのお時間をいただけないでしょうか？

もしよろしければ、
XX様の事務所へお伺いします。

下記候補日のうち、2時間程度、お時間をいただけないでしょうか。

7月25日(水) PM
7月27日(金) PM
7月30日(月) 終日

話の進み次第では、
そのままXX様に発注できるかと考えています。

ご検討、よろしくお願いいたします。
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ざっとこんな感じでしょうか。
相手との人間関係によっては、
もう少し砕けた感じにします。

アポ取りは、相手の貴重な時間を奪ってしまうことを、
常に考えましょう。
そのために、相手が1時間割いてくれることのメリットを、
なんとか用意することも、
大切です。

お菓子の手土産でも。(笑)

（おしまい。）

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